育才 职业中专（技工）学校文书档案管理办法
第一章
总
则
第一条
为进一步规范文书档案管理，更好地为领导决策和学校各项工作提供及时有效的档案信息，根据《中华人民共和国档案法》和省、市有关档案的规定，结合学校实际，制定本办法。
第二条
本办法所称档案是指学校的行政文书档案和音像档案。学校行政管理部门是文书档案管理部门。各部门应指定专人负责做好档案材料的收集、整理、立卷、归档工作，并于次年三月底之前向学校档案室移交。
第二章
归档范围
第三条
凡是反映学校工作、具有查考利用价值的文件资料，均属归档范围，主要包括文书档案和音像档案。
第四条
文书档案包括上级机关文件、学校文件、相关单位和非隶属单位的文件等。
（一）上级机关的下列文件应予归档：
1、上级机关对学校的批示、批复； 2、上级机关需要学校贯彻执行的重要文件； 3、上级机关领导视察、检查学校工作时的重要批示、讲话、题词等； 4、上级机关转发学校的文件（包括报纸、刊物内容）。
（二）学校下列文件应予归档：
1、校长办公会、党总支会、党政联席会、各类专题会议记录、纪要； 2、学校印发的（包括转发及与其它单位联合印发的）各种正式文件的签发稿、印刷稿及重要文件的修改稿； 3、学校的请示及上级机关的批复文件、下级部门的请示及学校的批复文件； 4、学校检查项目部门工作、调研形成的文件； 5、学校领导因公务活动形成的重要文件、电报，及从其它部门带回与学校有关的文件； 6、学校党总支、职代会、工会、团组织在工作中形成的重要文件； 7、学校成立、合并、撤销、更名、启用印章及组织简介、人员编制等文件； 8、学校汇总的统计报表和统计分析资料； 9、学校制定的章程、各项规章制度等文件； 10、学校的历史沿革、大事记、反映学校重要活动事件的文字材料、荣誉奖
励证书； 11、学校与外商签订的协议、合同，及在外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、会议纪要、互赠礼品清单、工作往来文件等； 12、学校在法律事务中形成的文件材料； 13、学校与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料； 14、学校审计、纪检、保卫工作中形成的重要文件材料； 15、学校重要固定资产统计表及移交凭证； 16、学校在基建工作中形成的计划任务书、协议书、凭证、土地证、合同、图纸、工程预决算、基建财务、竣工验收说明等文件材料。
（三）学校与其它单位在工作中形成的重要文件。
第五条
音像档案包括：
（一）学校重要工作及学校领导重大事务活动的纪实照片、录音、录像； （二）反映学校概貌的音像资料； （三）学校召开重要会议形成的音像资料； （四）学校领导在国内外重大活动中形成的音像资料； （五）学校重要活动或重大事故形成的音像资料； （六）上级领导授予学校的奖状、奖旗、奖杯、证书等。
第三章
归档要求
第六条
立卷归档的文件，应遵循文件形成规律的特点，保持文件材料之间的有机联系，保证文件齐全、完整、便于保管和利用。
第七条
立卷归档的文件一律要求原件，部门需要者可存复印件、复制品。
第八条
立卷归档的文件材料种类、份数、页数均应齐全完整。
第九条
归档文件的整理部门一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，转发与被转发为一件，报表、名册、图书等一册（本）为一件。起草文件、批阅文件不得用铅笔和圆珠笔，一律用钢笔或签字笔。
第十条
文件材料应区别不同情况进行排列。不可分割的文件材料应顺序排列，即批复在前，请示在后；正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；重要法规性文件的历次修改稿顺序排列在定稿之后。
第十一条
跨年度的请示与批复，归档于批复年度；没有批复的，归档于请示年度；跨年度的总结，归档于针对的最后年度；跨年度的规划、计划，归档于针对的第一年度；跨年度的会议文件，归档于会议召开年度。
第十二条
音像资料保证原版原件、图像清、声音清晰。
第十三条
音像档案应加以必要的文字说明，一般包括时间、地点、内容、人物、背景、摄影者等。
第十四条
案卷需要注明标题及保管期限。卷首为卷内文件目录。卷内文件均应顺序排列并在每页右上角统一编号。卷尾为填写案卷说明及立卷人签字的备考表。案卷所有文字均应工整清晰。
第十五条
案卷装订应保证结实、整齐、美观。永久、长期保管的案卷，应用线绳以三孔装订。装订前应注意文件底边和装订对侧的整齐，装订线不得压盖字迹。
第十六条
文件装订时应拆除金属物，折叠整齐。装订线以外有字迹的应加边，残破的文件应修补好。
第四章
档案的管理
第十七条
档案管理应根据各类档案的形成内容、保管期限分类登记保管，确保系统化、条理化和标准化，应充分运用计算机网络技术，逐步实现档案管理的科学化和现代化。
第十八条
各部门文件材料应按规定立卷、存档。每年存档时应履行档案移交签字手续，不得无故延期或拒交，如因特殊情况不能按时移交的，须向学校档案室说明。
第十九条
各部门移交的档案清单一式两份，由交接双方清点无误后签字，各存一份。
第二十条
档案的保管期限原则上分永久、长期和短期。长期为 15-30 年、短期为 1-15 年。保管期限由有关部门负责人确定。一般应遵循以下划分原则：
（一）反映学校主要职能活动的历史面貌，对学校、国家建设和历史研究的有长远利用价值的档案列为永久保管，主要包括：
1、学校制定的属于政策法规性文件；处理重要问题形成的校长办公会议纪要等文件； 2、年度以上的计划、规划，召开重要会议的文件； 3、重要的请示报告、总结、综合统计报表； 4、机构改革、学校领导任免和干部任免的文件； 5、直属上级机关印发的属于学校主管工作并要求贯彻执行的重要文件和批复； 6、非直属上级机关针对学校主管工作并要求贯彻执行的重要文件等。
（二）反映学校一般工作、活动，在较长时间内对学校工作有查考价值的文
件，列为长期保管，主要包括：
1、一般会议的主要文件； 2、直属上级机关印发的属于学校主管工作并需要贯彻执行的一般文件。
（三）凡是较短时间内对学校有参考利用价值的文件，列为短期保管。主要包括：
1、学校一般事物性的文件材料； 2、上级机关和相关机关发来的非学校主管工作，但要求贯彻执行的文件； 3、下级部门报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件； 4、未经上级批复的请示文件。
第六章
附
则
第二十一条
档案借阅参照学校《档案管理办法》有关规定执行。
第二十二条
本办法由行政办公室负责解释。
第二十三条
本办法自发文之日起执行。